Bei Werkverträgen wird mitunter vom Aufftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer eingewandt, es liege keine prüffähige Schlussrechnung vor. Nicht selten wird dann unter Verweis auf eine vermeintlich nicht prüffähige Rechnung die komplette Zahlung verweigert.
Woraus ergibt sich, dass eine Rechnung prüfbar sein muss?
Tatsächlich ist z.B. in der VOB/B eine prüfbare Schlussrechnung Voraussetzung für die Fälligkeit des Vergütungsanspruchs (vgl. § 16 Abs. 3 VOB/B).
Daher stellt sich die Frage, welche Anforderungen an die Prüffähigkeit einer Rechnung zu stellen sind. Grundsätzlich dient die Rechnung dem Informations- und Kontrollinteresse des Bestellers / Auftraggebers (BGH, Urteil vom 18.06.1998 – VII ZR 189/97). Dieser muss in der Lage sein, die einzelnen Rechnungspositionen nachzuvollziehen und deren rechnerische Richtigkeit zu überprüfen.
Im Bereich der VOB/B ist der Mindestinhalt der Rechnung wie folgt geregelt (§ 14 Abs. 1 VOB/B):
„Der Auftragnehmer hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen. Er hat die Rechnungen übersichtlich aufzustellen und dabei die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden. Die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege sind beizufügen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung besonders kenntlich zu machen; sie sind auf Verlangen getrennt abzurechnen.“
Im Übrigen kann der Inhalt der Rechnung natürlich auch vertraglich vorher geregelt werden.
Wie genau muss eine Rechnung prüfbar sein?
Wichtig ist: Die Prüfbarkeit ist kein Selbstzweck (BGH, Urteil vom 18.05.2000 – VII ZR 69/99). Der Auftraggeber kann sich nach Treu und Glauben nicht auf die fehlende Prüffähigkeit berufen, wenn die Rechnung auch ohne die objektiv unverzichtbaren Angaben seinen Kontroll- und Informationsinteressen genügt (BGH, Urteil vom 27.11.2003 – VII ZR 288/02).
Wie detailliert die Positionen erläutert werden müssen, lässt sich auch nicht pauschal beantworten, sondern hängt vom Einzelfall ab (BGH, Urteil vom 18.06.1998 – VII ZR 189/97), z.B. davon, ob der Besteller im Hinblick auf das bestellte Werk über eigene Sachkunde verfügt (BGH, Urteil vom 18.05.2000 – VII ZR 69/99).
Nicht ausreichend ist es, wenn die Prüffähigkeit einer Rechnung pauschal bestritten wird. Der Besteller muss vielmehr im Einzelnen darlegen, woraus sich die fehlende Prüffähigkeit ergeben soll (BGH, Urteil vom 11.02.1999 – VII ZR 399/97).
Von der Prüffähigkeit einer Rechnung zu unterscheiden sind tatsächliche materielle Fehler in der Abrechnung. Die Prüffähigkeit betrifft ausschließlich die Frage, ob die Rechnung überhaupt einer inhaltlichen Kontrolle zugänglich ist.
Ist dies der Fall und stellt sich dabei heraus, dass bei der Abrechnung Fehler gemacht wurden, kann dies nicht pauschal dem Vergütungsanspruch des Werkunternehmers entgegengehalten werden. Ob eine Rechnung sachlich richtig oder fehlerhaft ist, berührt die Prüffähigkeit der Rechnung nicht.
„Fehler der Abrechnung berühren hingegen die Prüfbarkeit nicht. Denn für die Prüfbarkeit ist es nicht entscheidend, ob die Berechnung sachlich richtig oder falsch ist.“
(BGH, Urteil vom 11.02.1999 – VII ZR 399/97)
Der Besteller könnte in einem solchen Fall lediglich den fehlerhaften Teil der Rechnung berücksichtigen und die entsprechende Differenz einbehalten. Er ist jedoch nicht berechtigt, den gesamten Rechnungsbetrag zurückzuhalten.
Was ist, wenn nur ein Teil der Rechnung prüfbar ist?
Wenn eine Schlussrechnung nur teilweise prüffähig ist, berührt dies nicht die Fälligkeit des prüffähigen Vergütungsanteils, jedenfalls wenn feststeht, dass in dieser Höhe ein Vergütungsanspruch besteht (vgl. BGH, Urteil vom 27.11.2003 – VII ZR 288/02).
Welche Besonderheiten gibt es im Prozess bei nicht prüfbaren Rechnungen
Im Falle einer nicht prüfbaren Abrechnung kann die Klage nur als zurzeit unbegründet abgewiesen werden; eine endgültige Klageabweisung wegen fehlender Substanziierung des Vergütungsanspruchs kommt nicht in Betracht (BGH, Urteil vom 28.09.2000 – VII ZR 42/98).