Wer Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung verkauft, geht ein Risiko ein: Der Kunde erhält die Leistung sofort, die Zahlung soll aber erst später erfolgen. Bleibt die Zahlung aus, stehen Unternehmer und Selbständige vor der Frage, wie sie ihr Geld bekommen.
Wann muss der Kunde überhaupt zahlen?
Der Zeitpunkt, zu dem der Kunde zahlen muss, hängt davon ab, was die Parteien vereinbart haben.
Wurde kein bestimmtes Zahlungsdatum vereinbart, ist die Forderung grundsätzlich sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). In der Praxis bedeutet das: Der Kunde muss zahlen, sobald er die Rechnung erhält.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Fälligkeit und Verzug. Fälligkeit allein bedeutet noch nicht, dass der Kunde in Verzug ist. Der Verzug hat eigenständige Voraussetzungen. Erst mit Eintritt des Verzugs entstehen für den Gläubiger Ansprüche auf Verzugszinsen und Erstattung der Rechtsverfolgungskosten.
Wann gerät der Kunde in Verzug?
Verzug setzt grundsätzlich voraus, dass die Forderung fällig ist und der Gläubiger den Schuldner gemahnt hat (§ 286 Abs. 1 BGB). Die Mahnung ist eine ernsthafte und eindeutige Aufforderung zur Zahlung. Es genügt ein einfaches Schreiben, in dem der Gläubiger den Schuldner auffordert, den offenen Betrag zu zahlen. Ein bestimmtes Formerfordernis besteht nicht. Die Mahnung kann also auch per E-Mail erfolgen.
Es gibt jedoch Fälle, in denen eine Mahnung entbehrlich ist. Die wichtigsten Ausnahmen regelt § 286 Abs. 2 BGB:
Eine Mahnung ist z. B. nicht erforderlich, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist. Wurde in der Bestellung ein konkretes Zahlungsdatum vereinbart — etwa „zahlbar bis zum 15. März 2026″ —, gerät der Kunde automatisch in Verzug, wenn er bis zu diesem Datum nicht gezahlt hat.
Außerdem gerät ein Schuldner, der eine Entgeltforderung nicht bezahlt, spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regelung allerdings nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde. Fehlt der Hinweis, muss der Unternehmer den Verbraucher noch mindestens einmal mahnen.
Schließlich ist eine Mahnung entbehrlich, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB). Das kann etwa der Fall sein, wenn der Kunde auf die Rechnung antwortet und erklärt, er werde unter keinen Umständen zahlen. In solchen Fällen wäre eine Mahnung eine überflüssige Förmlichkeit.
Was bringt der Verzug dem Gläubiger?
Ab dem Eintritt des Verzugs hat der Gläubiger mehrere Rechte:
Zunächst schuldet der Kunde Verzugszinsen. Bei Verbrauchern beträgt der Verzugszinssatz fünf Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Geschäften zwischen Unternehmern liegt der Verzugszinssatz sogar bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz wird halbjährlich angepasst, der Verzugszinssatz variiert also und orientiert sich am allgemeinen Zinsniveau.
Darüber hinaus kann der Gläubiger Ersatz des Verzugsschadens verlangen (§ 280 Abs. 1 i.V.m. § 286 BGB). Zum Verzugsschaden gehören insbesondere die Kosten der Rechtsverfolgung. Beauftragt der Gläubiger nach Eintritt des Verzugs einen Rechtsanwalt mit der Geltendmachung der Forderung, sind die entstehenden Rechtsanwaltskosten als Verzugsschaden erstattungsfähig, soweit sie zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung erforderlich waren. Das ist nach der Rechtsprechung fast immer der Fall.
Bei Entgeltforderungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern steht dem Gläubiger zudem eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Diese Pauschale wird auf einen eventuell weitergehenden Schadensersatzanspruch angerechnet.
Wie sollte die erste Mahnung aussehen?
Obwohl die Mahnung an keine bestimmte Form gebunden ist, sollte sie aus Beweisgründen schriftlich oder zumindest in Textform (E-Mail) erfolgen. Der Gläubiger sollte den offenen Betrag konkret benennen, die zugrunde liegende Rechnung bezeichnen (Rechnungsnummer und Datum) und eine angemessene Zahlungsfrist setzen. Üblich sind sieben bis vierzehn Tage.
Rechtlich notwendig ist nur eine einzige Mahnung. Die verbreitete Praxis, drei Mahnungen zu versenden, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie kann im Einzelfall sogar nachteilig sein, weil der Schuldner dadurch den Eindruck gewinnt, der Gläubiger werde ohnehin nicht ernst machen. Umgekehrt kann eine einzige, klar formulierte Mahnung mit dem Hinweis auf die bevorstehende gerichtliche Geltendmachung oft mehr bewirken als mehrere höfliche Zahlungserinnerungen.
Sollte man einen Anwalt mit der außergerichtlichen Mahnung beauftragen?
Die Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der außergerichtlichen Mahnung kann sinnvoll sein. Ein anwaltliches Mahnschreiben hat erfahrungsgemäß eine höhere Wirkung als ein Schreiben des Gläubigers selbst. Viele Schuldner nehmen eine Forderung erst dann ernst, wenn ein Anwalt eingeschaltet wird.
Befindet sich der Schuldner bereits im Verzug, sind die Kosten des anwaltlichen Mahnschreibens als Verzugsschaden erstattungsfähig. Der Schuldner muss also nicht nur die offene Forderung zahlen, sondern auch die Anwaltskosten. Voraussetzung ist, dass der Verzug bereits vor der Beauftragung des Anwalts eingetreten ist. Wer seinen Anwalt vor Eintritt des Verzugs beauftragt, bleibt auf den Kosten sitzen.
Was ist, wenn der Kunde die Forderung bestreitet?
Es kommt vor, dass der Kunde nicht einfach nicht zahlt, sondern die Forderung bestreitet. Er reklamiert die Ware als mangelhaft, behauptet, die Leistung nicht erhalten zu haben, oder wendet ein, der vereinbarte Preis sei ein anderer gewesen.
In solchen Fällen sollte der Gläubiger zunächst prüfen, ob die Einwendungen berechtigt sind. Liegt tatsächlich ein Mangel vor, hat der Kunde unter Umständen ein Zurückbehaltungsrecht oder einen Minderungsanspruch. In diesem Fall wäre es riskant, die Forderung unverändert gerichtlich geltend zu machen. Der Gläubiger trüge dann das Kostenrisiko, wenn das Gericht die Einwendung für berechtigt hält.
Sind die Einwendungen dagegen offensichtlich unberechtigt, sollte der Gläubiger dies dem Kunden klar mitteilen und die Zahlung erneut unter Fristsetzung einfordern. Bleibt die Zahlung aus, sollte man klagen.
Welche Möglichkeiten gibt es, die Forderung gerichtlich durchzusetzen?
Dem Gläubiger stehen grundsätzlich zwei Wege offen: das gerichtliche Mahnverfahren und die Klage.
Das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO ist der schnellere und kostengünstigere Weg. Der Gläubiger beantragt beim zuständigen Mahngericht den Erlass eines Mahnbescheids. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung tatsächlich besteht. Es prüft lediglich, ob der Antrag formal korrekt ist. Der Mahnbescheid wird dem Schuldner förmlich zugestellt. Zahlt der Schuldner nicht und legt auch keinen Widerspruch ein, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dieser stellt einen vollstreckbaren Titel dar und entspricht einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil.
Legt der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, geht das Verfahren in ein streitiges Klageverfahren über. In diesem Fall muss der Gläubiger seinen Anspruch vollständig darlegen und beweisen.
Die unmittelbare Klageerhebung empfiehlt sich insbesondere dann, wenn der Gläubiger damit rechnet, dass der Schuldner die Forderung bestreiten wird. In diesem Fall spart man sich den Umweg über das Mahnverfahren und kommt schneller zu einer gerichtlichen Entscheidung.
Was kann man vorbeugend tun?
Der beste Schutz gegen Zahlungsausfälle beginnt vor dem Vertragsschluss.
Zunächst sollten Unternehmer ihre Rechnungen klar und vollständig gestalten. Wer mit Verbrauchern Geschäfte macht, sollte den Hinweis aufnehmen, dass der Kunde 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug gerät, wenn er nicht zahlt (§ 286 Abs. 3 S. 1 BGB). Ohne diesen Hinweis ist eine gesonderte Mahnung erforderlich.
Darüber hinaus lohnt es sich, die eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu überprüfen. In den AGB kann etwa ein Eigentumsvorbehalt vereinbart werden, der sicherstellt, dass die gelieferte Ware bis zur vollständigen Bezahlung im Eigentum des Lieferanten verbleibt (§ 449 BGB). Ein wirksamer Eigentumsvorbehalt gibt dem Lieferanten das Recht, die Ware zurückzufordern, wenn der Kunde nicht zahlt.
Bei Neukunden oder größeren Aufträgen kann es sinnvoll sein, eine Bonitätsauskunft einzuholen oder eine Vorauszahlung bzw. Anzahlung zu verlangen.