Bei Werkverträgen wird mitunter vom Aufftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer eingewandt, es liege keine prüffähige Schlussrechnung vor. Nicht selten wird dann unter Verweis auf eine vermeintlich nicht prüffähige Rechnung die komplette Zahlung verweigert.
Wann muss eine Rechnung prüffähig sein?
Das Erfordernis einer prüffähigen Rechnung gilt vor allem für Bauverträge.
Laut VOB/B ist eine prüfbare Schlussrechnung Voraussetzung für die Fälligkeit des Vergütungsanspruchs (vgl. § 16 Abs. 3 VOB/B).
Das gilt mittlerweile auch außerhalb der VOB/B für „normale“ BGB-Bauverträge. Seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Reform des Bauvertragsrechts wird zwischen „allgemeinen“ Werkverträgen und „BGB-Bauverträgen“ differenziert.
Nach § 650g Abs. 4 gilt für den BGB-Bauvertrag nun ebenfalls das Erfordernis einer prüffähigen Rechnung:
„Die Vergütung ist zu entrichten, wenn
(…)
2. der Unternehmer dem Besteller eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat.“
Im allgemeinen BGB-Werkvertragsrecht (außerhalb von Bauverträgen) gibt es dagegen keine Vorschrift, wonach die Fälligkeit der Vergütung neben der Abnahme auch von der Vorlage einer prüffähigen Rechnung abhängig ist. Der Wortlaut des § 641 BGB gibt dafür auch nichts her (vgl. zum alten Werkvertragsrecht auch OLG Dresden, Urteil vom 14.10.2005 – 18 U 2297/04).
Wann ist eine Rechnung prüffähig?
Grundsätzlich dient die Rechnung dem Informations- und Kontrollinteresse des Bestellers / Auftraggebers (BGH, Urteil vom 18.06.1998 – VII ZR 189/97). Dieser muss in der Lage sein, die einzelnen Rechnungspositionen nachzuvollziehen und deren rechnerische Richtigkeit zu überprüfen.
Im Bereich der VOB/B ist der Mindestinhalt der Rechnung wie folgt geregelt (§ 14 Abs. 1 VOB/B):
„Der Auftragnehmer hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen. Er hat die Rechnungen übersichtlich aufzustellen und dabei die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden. Die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege sind beizufügen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung besonders kenntlich zu machen; sie sind auf Verlangen getrennt abzurechnen.“
Im Übrigen kann der Inhalt der Rechnung natürlich auch vertraglich geregelt werden.
Für den BGB-Bauvertrag ist die Prüffähigkeit in § 650g Abs. 4 Satz 2 BGB geregelt:
„Die Schlussrechnung ist prüffähig, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Sie gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit erhoben hat.“
Wichtig ist: Die Prüfbarkeit ist kein Selbstzweck (BGH, Urteil vom 18.05.2000 – VII ZR 69/99). Der Auftraggeber kann sich nach Treu und Glauben nicht auf die fehlende Prüffähigkeit berufen, wenn die Rechnung auch ohne die objektiv unverzichtbaren Angaben seinen Kontroll- und Informationsinteressen genügt (BGH, Urteil vom 27.11.2003 – VII ZR 288/02).
Wie detailliert die Positionen erläutert werden müssen, lässt sich auch nicht pauschal beantworten, sondern hängt vom Einzelfall ab (BGH, Urteil vom 18.06.1998 – VII ZR 189/97), z.B. davon, ob der Besteller im Hinblick auf das bestellte Werk über eigene Sachkunde verfügt (BGH, Urteil vom 18.05.2000 – VII ZR 69/99).
Nicht ausreichend ist es, wenn die Prüffähigkeit einer Rechnung pauschal bestritten wird. Der Besteller muss vielmehr im Einzelnen darlegen, woraus sich die fehlende Prüffähigkeit ergeben soll (BGH, Urteil vom 11.02.1999 – VII ZR 399/97).
Was ist, wenn die Rechnung zwar prüffähig, aber inhaltlich falsch ist?
Von der Prüffähigkeit einer Rechnung zu unterscheiden sind tatsächliche materielle Fehler in der Abrechnung. Die Prüffähigkeit betrifft ausschließlich die Frage, ob die Rechnung überhaupt einer inhaltlichen Kontrolle zugänglich ist.
Ist dies der Fall und stellt sich dabei heraus, dass bei der Abrechnung Fehler gemacht wurden, kann dies nicht pauschal dem Vergütungsanspruch des Werkunternehmers entgegengehalten werden. Ob eine Rechnung sachlich richtig oder fehlerhaft ist, berührt die Prüffähigkeit der Rechnung nicht.
„Fehler der Abrechnung berühren hingegen die Prüfbarkeit nicht. Denn für die Prüfbarkeit ist es nicht entscheidend, ob die Berechnung sachlich richtig oder falsch ist.“
(BGH, Urteil vom 11.02.1999 – VII ZR 399/97)
Der Besteller könnte in einem solchen Fall lediglich den fehlerhaften Teil der Rechnung berücksichtigen und die entsprechende Differenz einbehalten. Er ist jedoch nicht berechtigt, den gesamten Rechnungsbetrag zurückzuhalten.
Was ist, wenn nur ein Teil der Rechnung prüfbar ist?
Wenn eine Schlussrechnung nur teilweise prüffähig ist, berührt dies nicht die Fälligkeit des prüffähigen Vergütungsanteils, jedenfalls wenn feststeht, dass in dieser Höhe ein Vergütungsanspruch besteht (vgl. BGH, Urteil vom 27.11.2003 – VII ZR 288/02).
Welche Besonderheiten gibt es im Prozess bei nicht prüfbaren Rechnungen
Im Falle einer nicht prüfbaren Abrechnung kann die Klage nur als zurzeit unbegründet abgewiesen werden; eine endgültige Klageabweisung wegen fehlender Substanziierung des Vergütungsanspruchs kommt nicht in Betracht (BGH, Urteil vom 28.09.2000 – VII ZR 42/98).