Arbeitszeiterfassung – Was müssen Arbeitgeber jetzt beachten?

Arbeitgeber müssen ein Zeiterfassungssystem einführen, mit welchem die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst wird. Das fordert das Bundesarbeitsgericht.

Hintergrund:

Vor einigen Wochen führte eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zu reichlich Verunsicherung. Demnach müssen Unternehmen ein Zeiterfassungssystem einführen, mit welchem die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst wird (BAG, Beschluss v. 13.09.2022, Az.: 1 ABR 22/21). Nachdem im September zunächst nur eine Pressemitteilung des Gerichts vorlag, wurden nun die schriftlichen Entscheidungsgründe veröffentlicht. Die Entscheidung im Volltext ist als PDF-Datei abrufbar unter folgendem Link:

https://www.bundesarbeitsgericht.de/wp-content/uploads/2022/12/1-ABR-22-21.pdf

Der Weg zu der Entscheidung über die Arbeitszeiterfassung war etwas ungewöhnlich. In dem Verfahren hatte ein Betriebsrat beansprucht, die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems über eine Einigungsstelle zu erzwingen. Damit hatte der Betriebsrat letzlich zwar keinen Erfolg. Allerdings stellte dann das BAG fest: Der Gesetzgeber habe zwar bislang keine konkrete Regelung zur Arbeitszeiterfassung geschaffen, jedoch sei eine Arbeitszeiterfassung zwecks Einhaltung des Gesundheitsschutzes (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) zwingend. Aus den vollständigen Entscheidungsgründen des BAG ergeben sich nun einige Erkenntnisse für Arbeitgeber.

Müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter tatsächlich erfassen?

Das BAG hat keine konkreten Aussagen zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung getroffen. Dass die Arbeitszeit jedoch tatsächlich erfasst werden muss, dürfte nach der Entscheidung des BAG nicht mehr zu bestreiten sein. Zitat BAG:

“Die Arbeitgeberinnen sind nach der Rahmenvorschrift des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (vgl. dazu BAG 18. März 2014 – 1 ABR 73/12 – Rn. 23, BAGE 147, 306) verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden der Arbeitnehmer in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden. Damit besteht für sie eine objektive gesetzliche Handlungspflicht.”

(BAG, Beschluss v. 13.09.2022, Az.: 1 ABR 22/21)

Das BAG entnimmt diese Verpflichtung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Diese Vorschrift hat folgenden Inhalt (die relevante Passage ist fett markiert):

Ҥ 3 Grundpflichten des Arbeitgebers

(1) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben.

(2) Zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach Absatz 1 hat der Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten

1. für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen sowie
2. Vorkehrungen zu treffen, daß die Maßnahmen erforderlichenfalls bei allen Tätigkeiten und eingebunden in die betrieblichen Führungsstrukturen beachtet werden und die Beschäftigten ihren Mitwirkungspflichten nachkommen können.

(3) Kosten für Maßnahmen nach diesem Gesetz darf der Arbeitgeber nicht den Beschäftigten auferlegen.”

(§ 3 ArbSchG)

Da diese Vorschrift bereits seit Längerem existiert, besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, wie man so schön sagt, “schon seit gestern”. Es handelt sich um keine neue Pflicht, es gibt auch keine Übergangsfrist. Das BAG hat letztlich nur die bereits existierende Rechtslage aus seiner Sicht klargestellt.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Zu dieser Frage macht das BAG keine konkreten Vorgaben. Das BAG hat lediglich die Verpflichtung an sich festgestellt (das “Ob”) und nicht wie diese im einzelnen zu erfüllen ist (das “Wie”). Zitat BAG:

“Dabei besteht – solange vom Gesetzgeber (noch) keine konkretisierenden Regelungen getroffen wurden – ein Spielraum, in dessen Rahmen ua. die „Form“ dieses Systems festzulegen ist […]. Bei ihrer Auswahl sind vor allem die Besonderheiten der jeweils betroffenen Tätigkeitsbereiche der Arbeitnehmer und die Eigenheiten des Unternehmens – insbesondere seine Größe – zu berücksichtigen.”

(BAG, Beschluss v. 13.09.2022, Az.: 1 ABR 22/21)

Muss die Arbeitszeit elektronisch (z.B. mit einer Software) erfasst werden?

Derzeit nein! Das hat das BAG in seinen Entscheidungsgründen ausdrücklich klargestellt:

“Wie der Verweis des Gerichtshofs auf die Schlussanträge des Generalanwalts erkennen lässt […], muss die Arbeitszeiterfassung nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen. Vielmehr können beispielsweise – je nach Tätigkeit und Unternehmen – Aufzeichnungen in Papierform genügen.”

(BAG, Beschluss v. 13.09.2022, Az.: 1 ABR 22/21)

Muss die Arbeitszeit durch den Arbeitgeber selbst erfasst werden oder kann dies auch durch den Arbeitnehmer selbst geschehen?

Hierzu enthält die Entscheidung des BAG eine erfreuliche Aussage: Die Arbeitszeit muss nach den derzeitigen gesetzlichen Rahmenbedingungen nicht zwingend durch den Arbeitgeber selbst erfasst werden. Diese Aufgabe darf nach Aussage des BAG grundsätzlich auch auf den Arbeitnehmer delegiert werden:

“Zudem ist es, auch wenn die Einrichtung und das Vorhalten eines solchen Systems dem Arbeitgeber obliegt, nach den unionsrechtlichen Maßgaben nicht ausgeschlossen, die Aufzeichnung der betreffenden Zeiten als solche an die Arbeitnehmer zu delegieren […]”

(BAG, Beschluss v. 13.09.2022, Az.: 1 ABR 22/21)

Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?

Der Entscheidung des BAG steht sog. Vertrauensarbeitszeit an sich nicht entgegen. Jedoch muss auch bei solchen Arbeitnehmern, die Beginn und Ende der vertraglich geschuldeten Arbeitszeit selbst wählen können, die Arbeitszeit tatsächlich erfasst werden.

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmer, z.B. auch für Führungskräfte?

Zu dieser Frage äußert sich das BAG leider etwas zweideutig. Es stellt lediglich fest:

“Die sich danach aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ergebende Verpflichtung der Arbeitgeberinnen, ein System einzuführen und zu verwenden, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst werden, bezieht sich – wie für die Mitbestimmung nach § 87 BetrVG allein erheblich – auch auf alle in ihrem Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer iSd. § 5 Abs. 1 Satz 1 BetrVG.

Die Pflicht eines Arbeitgebers zur Erfassung der Arbeitszeiten betrifft diejenigen Arbeitnehmer, für die der nationale Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG von den Vorgaben der Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abgewichen ist. Der Gerichtshof hat angenommen, die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gelte „unbeschadet von Art. 17 Abs. 1“ dieser Richtlinie (vgl. EuGH 14. Mai 2019 – C-55/18 – [CCOO] Rn. 63). Dies bedeutet, dass sich die Arbeitszeiterfassung nicht auf Arbeitnehmer erstrecken muss, für die ein Mitgliedstaat Ausnahmen vorgesehen hat, weil die Dauer ihrer Arbeitszeit wegen besonderer Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht bemessen und/oder vorherbestimmt ist oder von den Arbeitnehmern selbst bestimmt werden kann.”

(BAG, Beschluss v. 13.09.2022, Az.: 1 ABR 22/21)

Zur Klarstellung wäre hier eigentlich der nationale Gesetzgeber gefordert, indem er z.B. eine ausdrückliche gesetzliche Ausnahme für Führungskräfte einführt.

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